Üniversitemiz Kurumsal Veri Yönetimi Koordinatörlüğü ile Kalite Koordinatörlüğü tarafından “2023 yılı Yükseköğretim Verileri Bilgilendirme Toplantısı” düzenlendi. Rektörümüz Prof. Dr. Musa Yıldız başkanlığında çevrim içi gerçekleştirilen toplantıya, Rektör Yardımcımız Prof. Dr. Ramazan Bayındır ve Kurumsal Veri Yönetim Koordinatörü Prof. Dr. Fatih Emre Boran’ın yanı sıra tüm akademik ve idari birim yöneticileri ile KVYS birim sorumluları katıldı.
Toplantı, Üniversitemizden 2023 yılı YÖK İzleme ve Değerlendirme Raporu ve YÖKAK raporuna girdi teşkil edecek veriler istenmesi nedeniyle düzenlendi. Bu kapsamda birimlerden 3 ayrı form kapsamında veri talep ediliyor. 2023 yılı Gider Kalemi formunda farklı kalemlerde Ar-Ge'ye harcanan giderler, “2023 yılı YÖK ve YÖKAK Verileri” formunda 74 adet göstergeye ait veriler, YÖK tarafından kanıt olarak istenen bu verilere ait detaylı bilgiler ise “2023 Yılı YÖK ve YÖKAK Verileri Kanıt Göstergeleri" formunda isteniyor. Bu konuda bilgilendirme amacıyla yapılan toplantıda Prof. Dr. Fatih Emre Boran da veri girişlerinin nasıl yapılacağı hakkında bilgi verdi.
Bilgilendirme toplantısı Rektörümüz Prof. Dr. Musa Yıldız’ın konuşmasıyla başladı. Prof. Dr. Musa Yıldız, Üniversitemizin, YÖK ve YÖKAK tarafından yürütülen iki ulusal izleme ve kıyaslama çalışmasına veri sağladığını söyledi. Bu iki verinin tek bir form ve ortak arayüzle derlenmesi için ilgili kurullarca yürütülen çalışmanın tamamlandığını ve bu amaçla Üniversitemizden güncel veriler istendiğini anlatan Prof. Dr. Musa Yıldız, bu verilerin hazırlanması süreci hakkında bilgi vermek amacıyla bu toplantının organize edildiğini ifade etti.
Rektörümüz Prof. Dr. Musa Yıldız, Yükseköğretim Kurulu tarafından 2018 yılından bu yana “Üniversite İzleme ve Değerlendirme Genel Raporu” göstergeleri için, 2015 yılından bu yana da Yükseköğretim Kalite Kurulu (YÖKAK) tarafından “Kurum İç Değerlendirme Raporu” göstergeleri için veriler toplandığını dile getirdi.
“Yükseköğretim Verileri” çalışması için Üniversitemizden istenen 74 göstergeye ait 2023 yılı verileri YÖKSİS arayüzü üzerinden Üniversitemiz adına yetkilendirilmiş üç akademik personel tarafından girileceğini belirten Prof. Dr. Musa Yıldız, “Bu sistem birimlerimize açılmayacak, veri girişi Rektörlüğümüz tarafından yürütülecektir. Birimler verilerini KVYS sistemine işledikten sonra kontrolü yapılarak yetkilendirilmiş personel tarafından işlemler yürütülecektir” diye konuştu.
Rektörümüz Prof. Dr. Musa Yıldız, “Yükseköğretim Verileri” başlığı altında YÖK tarafından derlenen “Üniversite İzleme ve Değerlendirme Genel Raporu” göstergeleri ile YÖKAK tarafından derlenen “Kurum İç Değerlendirme Raporu” göstergelerinin bir arada derlenmesi için 74 göstergelik yeni bir form tanımlanarak KVYS sistemi üzerinden aktive edildiğini belirterek, “Bu formda her bir gösterge için gösterge tanımları ve sorumlu birimler tanımlanmış, konuyla ilgili resmi yazı 15 Mart tarihinde birimlerimize ulaştırılmıştır. KVYS üzerinden ilgili birimlerden derlenen veriler Koordinatörlük tarafından kontrolünün ardından YÖKSİS sistemine belirlenen takvim uyarınca kanıtları ile birlikte sisteme yüklenecektir. Bu yıl önceki yıllardan farklı olarak verilerin kanıtlarının da yüklenmesi gerektiğinden çok daha titiz bir çalışma yürütülmesi gerekmektedir” ifadesini kullandı.
“Sizlerle birlikte, yönetim olarak bizler, mevcut imkânlar dâhilinde daha iyisinin başarılabileceğine inandık. Kurumun potansiyeline inandık. Nitelikli akademik kadromuza, çalışkan idari personelimize, gözleri parlayan öğrencilerimize tüm kalbimizle inandık. Olanla yetinmek yerine geliştirilebileceğine, iyileşebileceğine inandık, ekibin her bir üyesini de inandırdık. Bu inançla var gücümüzle çalıştık” diyen Prof. Dr. Musa Yıldız, bu çabalarının neticelerini aldıklarını kaydetti. Bu çalışmaların neticelerinin ilerleyen zamanda daha da iyi alınacağını ifade eden Prof. Dr. Musa Yıldız, “Ekilen tohumlar birden ağaç olamayacağı gibi bugün atılan adımlar da elbet meyvesini ilerleyen dönemlerde daha güzel ortaya koyacaktır. Bu açıdan yapılanların kuruma uzun vadeli katkılarının olacağına da inanıyoruz. Bununla birlikte iki yıl çalıştık, iki yıl da hasat toplayacağız diye bir düşüncemiz yok. Dolayısıyla kimse rehavete kapılmamalı. Elde ettiklerimizi korumak, daha yüksek başarılara erişebilmek için hız kesmeden çalışmaya devam edeceğiz. Bu aşamada da birimlerimizden toplanan nitelikli veriler Üniversitemizin mücadelesini daha da güçlendirecek ve şüphesiz Üniversitemizin sıralamalarda daha üst basamaklara ulaşmasını sağlayacaktır. Bu kapsamda değerli birim yöneticilerimizin bugüne kadar olduğu gibi bugün de veri toplama süreçlerini bizzat takip etmelerini istiyorum” şeklinde konuştu.
Oluşturulan formda göstergeye birim tanımlama sürecinin titizlikle yürütüldüğünü kaydeden Rektörümüz Prof. Dr. Musa Yıldız, ilgili birimlerden “Talep edilen gösterge birimimizle ilişkili değildir” seçeneğinin işaretlenmemesini ve kanıtların doğru ve eksiksiz olarak sisteme yüklenmesini istedi. Prof. Dr. Musa Yıldız, çalışmanın birim geneli için tanımlanması durumunda ise birim yöneticisi tarafından KVYS sistemindeki verileri tamamlanmış formun Excel çıktısı alınarak resmi yazı ile gereği için Kalite Komisyonu, bilgisi için Kurumsal Veri Yönetimi Koordinatörlüğüne sunulması gerektiğini ifade etti.
Tüm verilerin ve kanıtların doğruluğu ve geçerliliğinin sorumluluğunun, birim KVYS sorumluları ve birim yöneticilerinde olduğunu anlatan Prof. Dr. Musa Yıldız, “Üniversitemizin sıralama sonuçları için önemi göz önünde bulundurularak sisteme eksik veri kesinlikle girilmemelidir. Kurumun başardıkları, özensiz veri girişine kurban edilmemelidir. Kanıtların temini çalışmaları tüm birimlerimizin iş birliğiyle yürütülmelidir. Sistemde kendisine gösterge tanımlanmamış olsa da tüm birimlerimiz bu süreçte kendilerinden istenen bilgi ve belgeleri ivedilikle sorumlu birime sunarak destek olmalıdır. Veri toplama takvimi kesindir. YÖK ve YÖKAK için Kuruma sunulan takvime paralel olarak belirlenmiştir ve sistem Üniversitemiz için belirlenen tarihte kapanacaktır. Her türlü gecikme Kurumun itibar kaybı olarak döneceğinden veri girişlerinde zaman kısıtına hassasiyetle uyulması gerekmektedir” dedi.
Rektörümüz Prof. Dr. Musa Yıldız, konuşmasını “Üniversitemiz ulusal sıralamaları ve kurumsal akreditasyon çalışmaları için büyük önem taşımakta olan Gazi Üniversitesi Yükseköğretim Verilerinin biriminizce gereken hassasiyetle doğru ve eksiksiz girilmesi, kanıtlarının yüklenmesi ve kanıtlar hariç formun Excel dökümünün 25 Mart 2024 Pazartesi mesai bitimine tarihine kadar Kalite Komisyonuna sunulması çalışmalarının hassasiyetle takip edilmesini rica ediyorum” diyerek tamamladı.
Rektörümüz Prof. Dr. Musa Yıldız'ın konuşmasının ardından Kurumsal Veri Yönetim Koordinatörü Prof. Dr. Fatih Emre Boran, sistem üzerinden veri girişlerinin nasıl yapılacağını anlattı.
